Gmailの添付ファイルをGoogle Driveへ自動保存する方法

Gmailに届いた添付ファイルを、Google Driveの指定フォルダへ自動保存する仕組みを作ります。

請求書や参考資料を、メールから1つずつダウンロードする手間を減らしたい人向けです。Makeの無料プランで実際に動かし、成功した設定だけを紹介します。

この記事で完成するもの

完成する流れは次の3段階です。

1. Gmailで、決めた条件に合う新着メールを見つける
2. そのメールから添付ファイルを取り出す
3. Google Driveの指定フォルダへ保存する

今回は、件名がAutomaNote 添付保存テストで、添付ファイルがあるメールだけを対象にします。普段の受信メールを誤って処理しないためです。

実際に動かした結果

テストメールへautomanote-attachment-test.txtを1個添付して実行したところ、Google DriveのAutomaNote 添付保存テストフォルダへ同名のテキストファイルが1個保存されました。

添付ファイルを保存できた実行は3クレジットでした。3つのモジュールが1回ずつ動いた結果です。対象になる新着メールがない確認実行は、最初の監視モジュールだけが動き、1クレジットでした。

どんな副業・作業で使えるか

• メールで届く請求書を月別フォルダへ集める
• クライアントから届く参考資料を案件フォルダへ保存する
• 入稿素材や納品物を、メールから探さなくてよい状態にする
• 応募フォームから届く添付書類を一覧化する前段に使う

ただし、機密情報や個人情報を含むファイルでは、保存先の共有設定も確認してください。最初は無害なテストファイルで動作を確かめます。

準備するもの

• Makeアカウント
• Gmailアカウント
• Google Drive
• テスト用の添付ファイル1個
• Google Driveのテスト用フォルダ

Makeをまだ使ったことがない場合は、先にMakeの使い方完全ガイドで画面の見方を確認できます。

今回の実測条件

項目	設定
シナリオ名	添付ファイル整理｜Gmail→Google Drive
対象メール	件名がAutomaNote 添付保存テストで添付あり
取得上限	1回につき1件
既読化	しない
開始位置	設定後に届くメールから
スケジュール	検証中はOFF
保存先	AutomaNote 添付保存テストフォルダ

完成までの正確な所要時間は計測できませんでした。今回は既存接続の権限追加で一度つまずいたため、次回のレシピから設定開始と成功時刻を記録します。

シナリオ全体の構成

使うモジュールは3つです。

1. Gmail「Watch emails」
2. Gmail「List email attachments and media」
3. Google Drive「Upload a File」

1つ目でメールを見つけ、2つ目で添付ファイルを取り出します。3つ目が、そのファイルをDriveへ保存します。

各モジュールの現在の仕様は、Make公式のGmailモジュール一覧とGoogle Driveモジュール一覧で確認できます。

手順1：Gmailの新着メールを監視する

Gmailの「Watch emails」を追加し、受信用の接続を選びます。

今回、以前のメール送信用接続へ読み取り権限を追加しようとすると、Googleで同意したあとMake側で権限更新に失敗しました。送信用の仕組みを壊さないよう、添付保存専用の接続を新しく作っています。

Gmail検索条件を入れる

「Filter type」はGmail filterを選びます。「Query」には次を入力します。

subject:"AutomaNote 添付保存テスト" has:attachment

この条件により、指定した件名で添付ファイルがあるメールだけが対象になります。

続けて、次のように設定します。

• Mark email message(s) as read when fetched：No
• Limit：1
• 開始位置：From now on

開始位置をFrom now onにすると、設定前から受信トレイにある大量のメールを取得しません。

手順2：メールから添付ファイルを取り出す

次に、Gmailの「List email attachments and media」を接続します。

「Message ID」には、1つ目のモジュールが出力するMessage IDを紐づけます。「Include」はAttachments, Mediaのままにします。

ここで本文や件名を選ぶと、対象メールを特定できません。Message IDを選ぶ点が重要です。

手順3：Google Driveへアップロードする

Google Driveの「Upload a File」を追加し、保存先フォルダをAutomaNote 添付保存テストにします。

今回は「File」でGmail - List email attachments and mediaを選びます。Makeが前段のファイル名とデータを、Driveへ渡せる1つのファイルとして扱います。

Run onceでテストする

1. シナリオのスケジュールがOFFになっていることを確認する
2. 「Run once」を押す
3. 件名AutomaNote 添付保存テストのメールを、添付ファイル1個で用意する
4. Makeが3モジュールを最後まで処理するのを待つ
5. Driveのテスト用フォルダを開き、ファイルが1個だけあることを確認する

今回は3つのモジュールすべてに処理件数1が表示され、Driveへの保存まで完了しました。実行履歴では3クレジット、データ転送量5.1KBを確認できました。

作ってみて気づいたこと

既存のGmail接続へ権限を追加できなかった

以前作ったGmail接続はメール送信用でした。受信メールを読む「Watch emails」を使おうとすると、追加権限が必要になります。

今回は以前の接続をそのまま使えなかったので、添付保存用の新しい接続を作りました。送信用の接続と分けておくと、あとから見ても用途が分かりやすいです。

既存の送信シナリオを壊したくない場合にも、用途ごとに接続を分ける方法は確認しやすいです。

Message IDに別の項目を入れない

添付取得モジュールのMessage ID欄では、本文など別の出力も選べます。今回は前段のMessage IDだけを紐づけます。

同じ添付ファイルの重複保存を確認する

新しいメールを送らずにもう一度Run onceを実行したところ、Drive内のファイルは1個のままでした。2回目は監視モジュールだけが1クレジットを消費し、添付取得とDrive保存は動いていません。

これはWatch emailsが次に取得する位置を保持していた今回の設定での結果です。開始位置を手動で戻したり、同じ件名のメールをもう一度送ったりすれば別の新着メールとして処理されます。ファイル名だけで上書き・重複防止を判断する仕組みではありません。

無料枠とクレジットの注意点

今回の成功1回は3クレジット、対象メールがない確認実行は1クレジットでした。15分ごとの定期実行にすると、メールがなくても監視のためのクレジットを使います。無料枠では、必要以上に短い間隔へ設定しないことが大切です。

Makeのクレジットの数え方は、Makeのクレジットはどう減るのかで実測例と一緒に説明しています。無料枠の現在の内容は、Makeの無料プランはどこまで使える？も確認してください。

定期実行をオンにする前の確認

• Gmail検索条件がテスト用のまま狭く設定されている
• 保存先フォルダが正しい
• 個人情報を含むファイルの共有範囲を確認した
• 同じメールを二重処理しないことを確認した
• エラー時の実行履歴を確認できる

最初はスケジュールをOFFにしたまま、1件だけ成功させます。定期実行はそのあとで十分です。

自動保存を止める・Google接続を外す方法

自動保存だけを止めたい場合は、シナリオをInactiveにします。Make公式ヘルプでも、Activeは設定したスケジュールで動き、Inactiveは自動実行されずRun onceで手動実行する状態と説明されています。

• Make公式：Active and inactive scenarios guide
• Google公式：Googleアカウントと外部アプリの接続を管理する

Makeへ許可したGoogleアカウントの権限まで外したい場合は、Googleアカウントの「サードパーティとの接続」からMakeを選び、アクセス権を確認・削除します。権限を外すと、そのGoogle接続を使うほかのMakeシナリオも動かなくなるため、先に影響範囲を確認してください。

すでにGoogle Driveへ保存されたファイルは自動では片付きません。不要なテストファイルとテスト用フォルダは、内容を確認してから自分で整理してください。

まとめ

Gmailの添付ファイルは、メールを見つける → 添付を取り出す → Driveへ保存するの3段階で自動化できます。

ほかに減らせる作業を探す場合は、副業の作業自動化30選も参考にしてください。

次に読む記事

• 記事ネタ探しを自動化する｜RSSをGoogleスプレッドシートに集める方法 — 必要な情報を自動で集める
• GoogleスプレッドシートからGmailを自動送信する方法 — 整理した情報を自動で届ける