自動化で失敗する原因は、たいてい技術ではありません。「渡してはいけないものを渡した」だけです。
自動化の記事は「これもできる」「あれもできる」ばかりになりがちですが、実際に困るのはできることを全部やらせてしまったときです。この記事では、渡さないほうがいい作業を6つと、その代わりにどうするかを書きます。
ノート
オート何を自動化して、何を自分の手に残すか。その線引きが自分でできるようになります。
- 自動化するかどうかの判断基準
- 渡してはいけない作業6つと、その理由
- 「半自動」という現実的な逃げ道
- 元が取れているかの計算のしかた
判断基準は「できるか」ではなく「失敗したとき何が起きるか」
自動化を検討するとき、多くの人は「これ自動化できるかな」から考えます。でも本当に見るべきなのは、そこではありません。
見るべきなのは「うまくいかなかったとき、どれくらい戻すのが大変か」です。
自動化は必ず失敗します。相手のサービスの仕様が変わる、認証が切れる、想定していない値が入ってくる。止まるだけならまだいいのですが、間違ったまま動き続けることもあります。そのときの被害が、削減できる時間を上回るなら、その作業は渡さないほうがいいという話です。
オート渡してはいけない作業6つ
1. お金が動くもの
請求書の送付、見積もりの送信、支払いの実行。金額が入っているものは、間違えたときの回復コストが桁違いです。
しかも金額のミスは、相手からの信用に直接ぶつかります。時間を数分削るために、案件そのものを失う可能性がある取引になります。ここは割に合いません。
2. 断り・謝罪・クレーム対応
技術的には自動返信できます。でも、やらないほうがいいです。
相手が怒っていたり困っていたりする場面で自動返信が届くと、内容が正しくても「機械に処理された」という印象だけが残ります。そしてその印象は、後から人が出ていっても消えません。
ノートオート3. 初めての相手とのやりとり
関係が始まる場所です。ここでの1通は、あとの10通より重い。
ただし「受け付けました」という事務連絡だけは自動でも構いません。問題になるのは、中身のある返事を機械に書かせることです。受付の一報は自動、実際の返事は人。この分け方なら両立します。
4. 取り消せない操作
削除、公開、送信。この3つは、押したら戻りません。
とくに削除の自動化は、慣れるまで手を出さないほうがいいと考えています。条件を1文字間違えただけで、消してはいけないものが消えます。しかも自動化は速いので、気づいたときには全部終わっています。
オート5. 手順がまだ固まっていない作業
自動化は、決まった手順を繰り返すのが得意です。逆に言うと変更にとても弱い。
やり方を模索している最中の作業を自動化すると、手順を変えるたびにシナリオを作り直すことになります。作り直しの時間のほうが、削減できた時間より多くなります。
目安は「同じやり方で3回以上やった作業か」。まだ2回目なら、もう少し手でやってからのほうが結果的に早いです。
6. 月に1回しかやらない作業
これは意外と見落とされます。
頻度が低い自動化は、壊れたときに自分でも中身を覚えていません。「なんで動かないんだろう」から始まって、思い出すのに30分。それを月1回の作業のためにやることになります。
ノートオートじゃあどうするか：全部やめる必要はない
ここまで読むと「結局あんまり自動化できないのでは」と思うかもしれません。そんなことはありません。渡し方を変えればいいだけです。
下書きまで作らせて、送信は人が押す
一番使える形がこれです。
宛先を拾って、文面を組み立てて、下書きの状態まで作る。ここまでは全部自動。最後に人が中身を見て、送信を押す。面倒な部分の9割は消えていて、危ない部分だけ手元に残ります。
「送信可否」の列を作る
スプレッドシートを使う自動化なら、これが具体的なやり方になります。
シートに「保留 / 送信する」のプルダウン列を1つ足して、人が「送信する」を選んだ行だけ処理するようにフィルターをかけます。人の確認が仕組みの中に組み込まれるので、忘れることもありません。
実際の作り方はスプレッドシート→Gmailの記事で書いています。この記事の自動化には、最初からこの列が入っています。
面倒な8割だけ渡す
完全自動にこだわると、たいてい何も作れません。
データを集めるところまで自動、判断は人。文章を作るところまで自動、送信は人。手作業が30秒残っても、その先の10分が消えるなら十分勝ちです。
オートもうひとつの落とし穴：元が取れているか
これは失敗というより、もったいない話です。
月に1回・5分で終わる作業のために、2時間かけて自動化する。これは自動化ではなく、趣味です。趣味として楽しいのは本当なので否定はしませんが、「時間を減らすため」という目的なら、24ヶ月動かしてやっと元が取れる計算になります。
作る前に、ざっくりでいいので計算してみてください。
| 項目 | 計算 |
|---|---|
| 1回あたりの削減時間 | 5分 |
| 月の回数 | 20回 |
| 月の削減時間 | 100分 |
| 作るのにかかる時間 | 120分 |
| 元が取れるまで | 約1.2ヶ月 |
この例なら余裕で作る価値があります。逆に、元が取れるまで1年以上かかるなら、その作業はまだ自動化のタイミングではありません。
ノートオートまとめ：自動化していいものの見分け方
最後に、渡していいものと渡さないほうがいいものを並べておきます。
| 渡していい | 手元に残す |
|---|---|
| 同じ手順を繰り返す作業 | その都度、判断が要る作業 |
| 間違えても戻せる作業 | 取り消せない作業 |
| 週に何度もやる作業 | 月に1回の作業 |
| 集める・並べる・記録する | 断る・謝る・お金を扱う |
| 下書きを作るところまで | 送信を押すところ |
右側の列は、あなたがやるべき仕事です。自動化の目的は、右側に集中するために左側を手放すこと。全部を渡すことではありません。
何を自動化するか探している段階なら、こちらもどうぞ。
次に読む
- 副業で自動化できる作業30選 — 渡していい側の具体例を探すならこちら
- スプレッドシートの行追加でGmailを自動送信する — 「送信可否」列つきの実例
- Makeの使い方完全ガイド — 実際に作りはじめるならこちら
数字だけ確認したいときはMakeの数値まとめとよくある質問22に早見表があります。読む順番に迷ったらはじめての方へ｜AutomaNoteの歩き方をどうぞ。
